Özel Kalem Müdürlüğü

Birol ASLAN

Müdür

Tel: 444 21 78 - 3303

Faks: 0370 413 09 13

E-Mail: ozelkalem@karabuk.bel.tr

Özgeçmiş:

Özel Kalem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Esasları Yönetmeliği

Birinci Bölüm

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

Madde 1 - Amaç ve Kapsam

Bu Yönetmeliğin amacı; Karabük Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Madde 2 - Dayanak

Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanununun 15. ve 48. maddeleri ile ilgili diğer mevzuat hükümleri doğrultusunda hazırlanmıştır.

Madde 3 - Tanımlar

Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

Başkan: Karabük Belediye Başkanı’nı,

Belediye: Karabük Belediye Başkanlığı’nı,

Müdür: Özel Kalem Müdürü’nü,

Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüğü’nü,

Şef/Şeflik: Özel Kalem Müdürlüğü Şefini

Memur: Özel Kalem Müdürlüğü Memurunu

Personel: Müdürlüğe bağlı çalışanların tümünü ifade eder.

Madde 4 - Temel İlkeler

Karabük Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,

b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

c) Hesap verebilirlik,

ç) Kurum içi yönetimde ve Karabük’ü ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,

e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik temel ilkelerini esas alır.

İkinci Bölüm

Madde 5 - Personel, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Karabük Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü’nde bir Müdür ile meri norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar.

Madde 6

Karabük Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü; Karabük Belediye Başkanlığı’nın amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan ilgili meri mevzuat ve belediye başkanının belirleyeceği esaslar ile başkanlık makamının emir ve direktifleri doğrultusunda;

a- Başkanın çalışma programını düzenlemekten,

b- Çeşitli toplantılar düzenlemekten,

c- Belediyeye ziyaret için gelen temsilci ve misafirlerin ağırlanması için gerekli düzenlemeleri yapmaktan,

d- Vatandaşlardan gelen gerekli kayıtların tutulmasını ve şikâyet, dilek ve önerilerin ilgili dairesine gönderilmesi ve sonuçlandırılmasını sağlamaktan,

e- Kendisine intikal eden bilgileri süzgeçten geçirerek en seri şekilde ilgililerine ulaştırmaktan,

f- Başkan tarafından yapılacak sunumlarda gerekli hazırlıkları yapmaktan,

g- Başkanın, başkan yardımcılarının, başkanlığa danışmanlık hizmeti verenlerin, müdürlük personelinin ve makam şoförlerinin çalışmalarını takip etmekten, birim bünyesinde etkin bir dosyalama sistemi oluşturmaktan sorumludur,

h- Belediye Başkanı’nın gözetimi ve denetimi altında yukarıda özetle belirtilen görevlerin ifa ve icrası maddelerde belirtilmiştir.

Madde 7- Özel Kalem Müdürlüğü Görevleri

a) Başkanlık makamının talimatları doğrultusunda; günlük çalışma programının yapılması, düzenli verimli telefon haberleşmesi ile randevu trafiğinin sağlanması ve çeşitli toplantılar düzenlenmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

b) Belediyeyi ve belediye başkanını ziyaret için gelen temsilci ve misafirleri ağırlamak ve gerekli tüm düzenlemeleri yapmak,

c) Başkanlık ve belediye birimleri arasında koordinasyonun temini için gerekli işlemlerin yapılmasını takip ederek sonuçlandırmak,

ç) Başkanlık makamının istekleri doğrultusunda dosyalanması işlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

d) Belediye başkanını görmek için gelen vatandaşların isteklerinin alınması ve alınan bilgilerin belediye başkanına rapor edilmesini sağlamak,

e) Özel Kalem Müdürlüğüne intikal eden bilgi ve belgelerin en hızlı şekilde başkana ulaştırılması işlemlerinin yapılmasını, takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

f) Belediye başkanının günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlamak, randevu taleplerini değerlendirip programa almak ve telefon görüşmelerini sağlamak. Başkanın zamanını çok iyi planlamasına yardımcı olmak için gerekli tüm işlemleri yapmak,

g) Başkan tarafından yapılacak konuşma ve sunumlarda gerekli hazırlıklara ilişkin tüm işlemlerin ilgili birimlerle işbirliği halinde yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

ğ) Resmi tören ve kutlamalarda Belediyenin üzerine düşen görevleri ilgili birimlerle işbirliği halinde organize etme işlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

h) Başkanın, başkan yardımcılarının, başkanlığa danışmanlık hizmeti verenlerin çalışmalarının takip edilmesi, izin vb. nedenlerle kurumdan ayrılanların yerlerine bakacak kişilerin belirlenmesini kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

ı) Yönetim geliştirme çalışmaları doğrultusunda düzenlenen eğitim programları ve etkinliklerde ilgili müdürlüğe verilecek destek için gerekli işlemlerin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

i) Başkanlığın, yürütülmekte olan çalışmaları, toplantı ve davetlerle ilgili resmi prosedürün ve hak edişlerin düzenlenmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

j) Başkanlığın yurt dışı iletişim ve faaliyetlerinin organize edilmesi, Başkanlığa gelen yabancı misafirlere ev sahipliği yapılması ve dış ülkelere yapılan gezilerin organize edilmesi işlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

k) Başkanlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeleri düzenlemek, bunlara ait önemli not ve tutanakların tutulması ve yayımlanması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

l) Belediye başkanının ağırlama, kutlama, tören, haberleşme, temsil, yurtiçi ve yurt dışı seyahatlerindeki yazışma ve tahakkuk işlemlerini yapmak,

m) Açılış, kutlama, mezuniyet vb. törenleri, toplantı gibi faaliyetlerin organize edilmesi, gerekli duyuruların yazılı görsel basında yayımlanması işlemlerinin ilgili birimlerle işbirliği çerçevesinde yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

n) Belediye başkanının onaylaması gereken tüm evrakların makama sunulması ve sonucun ilgili birimlere dağıtılmasını sağlamak,

o) Sağlıklı, güvenli ve sürdürülebilir bir kentsel yaşam için projeler üretilmesine katkı sağlamak,

ö) Valilik ve diğer kamu kurum ve kuruluşları ile il hizmetleriyle ilgili gerekli koordinasyonun yapılmasını sağlamak,

p) Belediye başkanının belediye meclisi, belediye encümeni ve belediye hizmet birimleri ile ilişkisini sağlamak, belediye başkanının talep ettiği bilgileri toplamak,

r) Belediye başkanına sunulacak her türlü belge, yayın, karar ve yazılarla ilgili gerekli işlemleri yapmak,

s) Belediye başkanının her türlü yazılı ve sözlü emirlerini, talimatlarını ve genelgelerini ilgili birimlere ulaştırmak, sonuçlarını takip etmek,

ş) Meri mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak,

t) Ziyarete gelen vatandaşların düzenli bir şekilde başkanla görüşmesini, gerekli kayıtların tutulmasını, şikâyet, dilek ve önerilerin ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,

u) Sorunlarını belediye başkanına iletmek üzere gelen vatandaşları; dinleyerek onları ilgililere yönlendirmek,

v) Protokol işlerini takip etmek,

y) Belediyenin her türlü tören ve etkinlikleriyle ilgili davetiyelerin, taziye ve tebrik belgelerinin dağıtımını sağlamak,

z) Belediye başkanının vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

Madde 8 - Özel Kalem Müdürünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Özel Kalem Müdürü görev ve yetkileri kapsamında:

a) Bu Yönetmelikte açıklanan Müdürlüğün görev alanına giren tüm hizmetlerin ilgili mevzuata uygun, etkili, verimli ve ekonomik yürütülmesini sağlamak,

b) Müdürlüğün alt birimlerini oluşturmak ve görevleri ilgisine göre alt birimlere paylaştırarak gerekli koordinasyon ve işbirliğini sağlamak,

c) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili, mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip etmek, personelini bilgilendirmek ve eğitmek,

ç) Müdürlük görev kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapmak,

d) Müdürlük personelinin terfi, doğum yardımı, aile yardımı ve benzeri özlük haklarındaki değişikliklere ilişkin değişikliklerin izlenerek zamanında ilgili birime bildirilmesini sağlamak, e) Müdürlüğün çalışma ve stratejik planlarının, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulmasını ve sonuçlar üretilerek uygulamaya geçirilmesi çalışmalarını yürütmek,

f) Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere müdürlük görüşü hazırlamak,

g) Müdürlüğün bütçe taslağını hazırlatmak; harcama yetkilisi olarak 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak,

ğ) Disiplin ve sicil amiri sıfatıyla ilgili kanun ve yönetmelikler çerçevesinde hareket etmek,

h) Çalışma alanına giren ve başkanlık makamınca verilen diğer görevleri yapmak,

ı) İşlemler esnasında çıkabilecek çeşitli sorunlar hakkında Hukuk İşleri Müdürlüğünden görüş talebinde bulunmak ve bu görüş doğrultusunda teknik düzenlemeyi oluşturmak,

i) İş ve işlemlerin verimli ve ekonomik yürütülebilmesi için ilgili mevzuata göre gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamakla, görevli ve yetkilidir,

j) Meri mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile Başkanlıkça verilen görevlerin icra edilmesini sağlar,

k) Müdürlüğe gelen tüm evrakın ilgililere usulünce iletilmesini sağlar,

l) Belediye Başkanı'nın Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye hizmet birimleri ile ilişkisini sağlar. Belediye Başkanı'nın talep ettiği bilgileri toplar, değerlendirir ve arz eder,

m) Belediye Başkanı'nın günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlar, randevu taleplerini değerlendirip programa alır ve telefon görüşmelerini sağlar,

n) Personelin mesai ve çalışmasını denetler, çalışmaların verimli olması hususunda gerekli tedbirleri alır,

o) Müdürlüğün tüm işlerini en etkin şekilde yapmak üzere, başkanlığın mevcut organizasyon şeması, iş tarifleri ve pozisyonların ihtiyaç gösterdiği vasıflara uygun kadrosunu organize eder.

Madde 9 - Şeflerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Şefler;

a) Kendisine bağlanan alt birimlerin iş ve işlemlerinin ilgili mevzuat ile Müdürden alacağı talimat ve yetkiler çerçevesinde uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,

b) Müdürün görevlerine yardımcı olmak,

c) Faaliyetlerinin hesabını Müdüre vermekle sorumludur,

d) Müdürlüğün verimliliğinin arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir,

e) Çalıştırdıkları görevlilerin, işbölümü esasları dâhilinde, sorumluluklarını belirler ve bu görevleri benimsetir,

f) Yapılmakta olan işleri zaman, miktar ve kalite açısından devamlı kontrol eder,

g) Alt kademelerden gelen evrak ve bilgileri kontrol eder, varsa eksikliklerin giderilmesini sağlar,

h) Müdürün çalışma sistemini kurarak iş akışını sağlar; personelin çalışmalarını organize eder.

Madde 10 - Memur ve Diğer Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Müdür ve Şefin talimatları doğrultusunda Özel Kalem Müdürlüğüne ait yazışmaları yapmak, talimatları doğrultusunda görev ve sorumlulukları yerine getirmekle görevlidir.

a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz verir,

b) Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını, çalıştığı müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenir ve buna uygun tutum davranış sergiler,

c) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapar,

ç) Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır,

d) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlar,

e) Müdürlüğün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında tüm iş ve işlemleri yapar, yürütür,

f) Stratejik planlamaya uygun bütçenin hazırlanmasını ve en ekonomik şekilde kullanılmasını sağlar.

Üçüncü Bölüm

Madde 10 - Yürürlükten Kaldırılan Hükümler

Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, daha önce yürürlükte bulunan 04.11.2008 tarih ve 10/165 sayılı Meclis Kararıyla kabul edilmiş olan Özel Kalem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Madde 11 - Yürürlük

Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 18’inci maddesinin (m) bendi uyarınca Karabük Belediye Meclisi’nde kabul edilip Karabük Belediyesinin resmi internet sitesinde ilan edilmesinden itibaren yürürlüğe girer.

Madde 12 - Yürütme

Bu yönetmelik hükümlerini Karabük Belediye Başkanı yürütür.